您必須在 Jamf Pro 中，針對要追蹤其授權的每一個軟體應用程式建立授權軟體記錄。這些記錄可讓您儲存所擁有授權的數量，以及計入每一個授權的軟體標題 (稱為「軟體定義」)。另外還可讓您在 Jamf Pro 中儲存詳細的授權和採購資訊，以及判斷授權會取代 Jamf Pro 中的其他授權或被其取代。
每次電腦將資產送出至 Jamf Pro 時，電腦上的軟體標題就會與每一項記錄中的軟體定義進行比較。如果兩者相符，電腦將會計算使用中授權的數目。
有數種方式可在 Jamf Pro 中建立授權軟體記錄。您可以手動建立記錄、使用 Jamf Pro 中提供的授權軟體範本，或上傳授權軟體範本。所有授權軟體範本都有預先定義的軟體定義。
軟體定義會以兩個項目其中一項為基礎：每個應用程式、字型及外掛程式的名稱和版本號碼，或是與每個軟體標題相關的軟體識別身分（SWID）標籤。